請求書や領収書の電子化で十分な効果を発揮するには、自社の状況、ニーズにあったクラウドサービスを選ぶことが大切です。
自社に合ったクラウドサービスの選定ポイントを、「費用対効果」「請求書フォーマット」「トライアル」の3つの視点からご紹介します。
目次
費用対効果
一般的にサービスの利用には以下のコストがかかります。
- 初期費用
- 月額費用
初期費用は契約時に発生するコストです。
毎月のコスト効果を算出し、どれくらいの期間で毎月のコスト効果が初期費用を上回るかを検討しましょう。
期間は短ければ短いほどいいですが、長くても2年で上回るようにしたいものです。
紙で請求書を発行すると約100円かかります。
毎月200通の請求書を発行し、クラウド請求書サービスの利用料が50円/1通だとします。
毎月のコスト効果は、(200通 × 100円) – (200通 × 50円) = 10,000円となります。
2年で上回るためには、10,000円 × 24ヶ月 = 240,000円となりますので、サービスの初期費用は高くても24万円以内となります。
次に月額費用についてです。
サービスの月額費用には2種類あります。
1つは、1通単位で毎月の費用が決まるパターンです。
毎月、請求書を200通発行し、1通あたりの費用が50円の場合、200通 × 50円 = 10,000円となります。
もう1つは、基本料金が決まっていて、基本料金に一定の発行数が含まれるパターンです。
毎月、請求書を200通発行し、1通あたりの費用が50円の場合、コスト効果は1ヶ月あたり10,000円ですので、基本料金は10,000円以下でなければなりません。
毎月の発行数の変動が大きい場合は、過去1年間の発行数から月当たりの平均発行数を算出して確認するといいでしょう。
請求書のフォーマット
皆様のところに届く請求書を見てみてください。
同じフォーマットの請求書はありますか？
全く同じフォーマットは、極めて稀ではないかと思います。
なぜでしょう？
取り扱うサービスの種類や数が異なることも1つの要因かと思いますが、請求書に対する企業のこだわりがあると言うのが一番の要因のように思います。
お客様に感謝の気持ちを伝える、請求書への問い合わせを減らす工夫、入金額・入金期日を間違えないようにする工夫、自社サービスのさりげない宣伝、ロゴや印影のサイズや位置など、長年の経験をもとに工夫されているのではないでしょうか？
クラウド請求書サービスには、数種類のテンプレートから選ぶものと、独自のフォーマットを利用できるものの2種類があります。
テンプレートから選ぶサービスを選択する場合は、事前にテンプレートが自社に合うかの確認が必要です。
独自のフォーマットを利用できるサービスの場合は、請求書ファイルをどのように作成するのかの確認が必要です。
予め請求書をPDFなどで準備しておく場合は、PDFに変換する仕組みを考えたり、発行する取引先ごとにマッピングするルール(ファイル名でマッピングするなど)を決めなければなりません。
サービスで請求書をPDFなどに変換する場合は、フォーマットを作るのは誰か、自社のフォーマットを表現できるのかの確認が必要です。
自社でフォーマットを作成する場合、作成する環境を準備したり、ツールの習得が必要になることがあります。
トライアルして確認
クラウド請求サービスに限らず、事前にトライアルして全ての機能を確認しましょう。
サイトに記載されていることや営業担当から聞いたことと、実際の機能が微妙に異なるのはよくありますので、実際に触って確認することが大切です。
トライアル時の確認のポイントは以下の通りです。
- 実際に使うシーンを想定して、迷わず簡単に使えるか？
- マニュアルはわかりやすく、充実しているか？
- トライアル期間もサポートが受けられ、しっかりサポートしてもらえるか？
特に大切なのは、「実際に使うシーンを想定して、迷わず簡単に使えるか？」になります。
クラウド請求サービスの場合、以下のシーンを想定する必要があります。
- 毎月、随時の請求書の発行
- 請求書受け取り状況の確認
- 請求書の再発行
- 発行した請求書のダウンロード
- 請求書への問い合わせがあった場合の確認
クラウド請求書サービスの選定のポイントをお伝えしました。
いかがでしたか？
自社に合ったクラウドサービスの選定ポイントを、「費用対効果」「請求書フォーマット」「トライアル」の3つの視点からご紹介しました。
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