請求書電子化

請求書や領収書を電子化してメールで送るには?具体的な方法とコツ、注意点をご紹介します

最近、請求書や領収書をメールで配信する企業が急増しています。

請求書や領収書の配信にかかるコストや時間の削減、テレワークなどどこでも働ける環境の実現により、取り組む企業の増加が要因です。

コストや時間の削減、どこでも働ける環境の実現に大変効果的な請求書や領収書のメールでの配信。

皆様の会社ではもう取り組まれているでしょうか?

今回は、紙で配信している請求書や領収書を電子化し、メールで送る方法をご紹介します。

電子化の方法

請求書や領収書を電子化する方法

請求書や領収書をメールで送るには、メールに添付できるファイルの準備が必要です。

今、どのように請求書や領収書を印刷しているかによりアプローチが異なります。

WordやExcelで印刷している場合

WordやExcelで印刷している場合は、WordやExcelのファイルをメールに添付できます。

ただしWordやExcelは、取引先が必ずしも持っているとは限らない、バージョンによって表示が異なるなどへの考慮が必要です。

取引先で簡単に表示でき、同じく表示されるためには、AdobeのAcrobatで表示ができるPDFファイルにするのがベストです。

WordやExcelの比較的最近のバージョンには、標準でPDFにエクスポートする機能がついていますので、簡単にPDFの請求書や領収書を作成できます。

販売管理システムなどで印刷している場合

販売管理システムや会計システムで印刷している場合は、印刷時にPDFを作成するソフトウェアが必要です。

例えば、Adobe Acrobat DCというソフトウェアを使うと、印刷するプリンタの1つとしてPDFが追加されます。

PDFというプリンタに印刷すれば、請求書や領収書をPDFとして作成できます。

ただし複数の取引先の請求書や領収書を一括印刷している場合は、1つのPDFとして作成されますので、取引先ごとに分けなければなりません。

PDFを分割するには、Adobe Acrobat DCのページを整理という機能を使い、分割すれば1ページずつファイルを分割できます。

紙の請求書や領収書の場合

紙の請求書や領収書の場合は、複合機やスキャナーでスキャンしてPDFに変換します。

まとめてスキャンすると1つのPDFとして作成されることがありますので、Adobe Acrobat DCのページ整理という機能を使い、分割しましょう。

印鑑の必要性とその方法

請求書や領収書への押印

請求書や領収書には、印鑑が押されているケースがほとんどです。

印鑑は必要なのでしょうか?

法律上、請求書や領収書への印鑑は決められていませんので、必ずしも必要ではありません。

長い商習慣で、請求書や領収書への印鑑が当たり前になっています。

印鑑がない請求書や領収書を受け取ったときの取引先の反応には注意を払う必要があります。

請求書や領収書を電子化する場合、どのように印鑑を押したらいいでしょうか?

印刷、印鑑を押印後、電子化する

請求書や領収書を印刷し、印鑑を押印後、電子化するには、前述の「紙の請求書や領収書の場合」に記載の方法で電子化します。

印影を画像ファイルとして準備する

請求書や領収書に押している印鑑を画像ファイルとして準備し、請求書や領収書の適切な位置に配置する方法です。

PDFファイルや印刷した時に、自然な感じにするにはちょっとしたコツが必要です。

  1. 真っ白な紙に印鑑を押す
  2. 押印した紙を300dpi以上の解像度でスキャンし、画像ファイル(TIFF、GIF、PNG)に変換する
  3. 画像編集ソフト(Adobe Photoshopなど)で画像ファイルを開く
  4. 印影部分以外を削除し、透明にする
  5. 印影部分の周囲をぼかす
  6. 画像ファイル(PNGがおすすめ)として保存する

電子化した請求書、領収書のメールでの送り方

電子化した請求書、領収書の送り方

取引先ごとに準備したPDFの請求書や領収書はメールで送ります。

メールは以下のように作成、取引先ごとのPDFを添付し、送信します。

件名
【請求書送付】2021年9月分の請求書をお送りいたします。

本文
〇〇株式会社
  岩手 様

 平素より一方ならぬご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

 ××の△△でございます。

 2021年9月分分の請求書をお送りいたします。
 内容については添付の請求書をご確認いただきますようお願いいたします。

 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
 今後ともよろしくお願いいたします。

※添付の請求書を見るにはAdobe Acrobat Readerが必要になりますので、必要に応じてご準備をお願いいたします。


署名

メールは、送信すると取り消せませんので、慎重な確認が必要です。

請求書や領収書の誤送信に関するリスクを下げるためには、PDFを添付するのではなく、以下のような方法で送ることをおすすめします。

  1. クラウドストレージ(OneDrive、Box、Dropboxなど)に請求書や領収書のPDFを保存する
  2. ファイルごとの共有リンクを取得する(期限付きを推奨)
  3. メールに取得した共有リンクを記載する

万が一、誤送信が発覚した場合は、共有リンクを無効にすれば取引先は参照、ダウンロードできなくなります(すでにダウンロードしたものは対象外)

notifications_active

パスワード付きZIPでの送付

最近まで多くの企業で採用していた「添付ファイルをパスワード付きZIPに変換してメールで送る方法(PPAP)」。
「パスワードがついているから安全」ということで広まっていましたが、最近では、「同じメールアドレス宛にパスワードを送るため安全ではない」「ウィルスが混入する危険性がある」「送る側も受け取る側も手間がかかり生産性が落ちる」という理由から、止める企業が増えています。

もっと効果的な配信方法は?

もっと効果的な請求書や領収書の配信方法

請求書や領収書をPDFファイルなどで電子化してメールで配信する方法をご紹介しました。

いかがだったでしょうか?

請求書や領収書をPDFファイルとして準備する、取引先ごとにメールで送るのは、やってみるとかなり手間がかかります。

切手や紙などのコスト面では効果がありますが、配信にかかる時間の効果は期待できません。

コスト、時間の両面で効果を期待するには、請求書や領収書を配信するクラウドサービスの利用がおすすめです。

請求書や領収書のデータを準備したら数クリックで配信できますので、配信にかかる時間を大幅に短縮できます。

毎月10通以上送っている場合は、クラウドサービスを検討してみてはいかがでしょうか?


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