請求書電子化

請求書や領収書をメールで送るときにパスワードは必要か?

請求書や領収書を取引先にメールで送るときに気になるのが、その送り方ではないでしょうか?

「そのままメールに添付して送っても大丈夫?」「何かしらのパスワードを設定した方がいい?」など、悩まれている方も多いのではないかと思います。

今回は、請求書や領収書をメールで送る時に、パスワードが必要かどうかにフォーカスしご紹介します。

請求書や領収書に限らずメールに書類やファイルを添付して送る場合にも使えますので必見です。

請求書や領収書をメールで送るときのパスワードの役割

請求書や領収書をメールで送るときにパスワードはなぜ必要なのでしょうか?

一般的にパスワードの役割は、自分であることの証明です。

請求書や領収書をメールで送る時にパスワードを設定するケースでの役割は、「取引先が自分の請求書や領収書であることの証明する」ことです。

パスワードを設定すると、取引先は自分の請求書や領収書であることを証明して受け取りますので、安全であると言えます。

パスワードが自分の証明であると言える場合のみに限定される点が重要です。

請求書や領収書のメールにパスワードが記載されている、同じメールアドレス宛にパスワードに別メールを送っている場合について考えてみます。

上記の場合、「パスワードが自分の証明である」と言えるでしょうか?

別の取引先のメールアドレスに送った場合、請求書や領収書、パスワードも同じメールアドレスに送られます。

以下の場合、請求書や領収書、パスワードの両方を入手できます。

  • 自分や取引先のメールを覗き見された場合
  • メールを送る経路でメールを傍受された場合

「請求書や領収書のメールにパスワードが記載されている」「同じメールアドレス宛にパスワードに別メールを送っている」のケースでは、パスワードが「自分であることの証明」という役割を果たしておらず安全であるとは言えません。。

請求書や領収書にパスワードを設定し、「自分であることの証明」という役割を果たすようにするためには、パスワードはメールではない別の手段で渡すか、取引先で設定する必要があります。

上記を満たすには、以下のような方法があります。

  • SMSやメッセージでパスワードを通知する
  • 取引先にパスワードを設定していただく

上記の方法を請求書や領収書のメール配信で採用すると、安全性は高まります。

安全性が高まる一方で、自社(自分)も取引先も、「運用のための準備が大変」「運用後の問い合わせが増加」などへの対応策を検討しなければなりません。

取引先は多くの請求書や領収書をメールなどで受け取ります。

各社の運用やパスワードが異なると、想像以上に大きな負担をかけることにつながりますので考慮が必要です。

自社(自分)だけでなく、取引先の負担も十分に考慮して、パスワードを設定するかどうかを検討しましょう。

請求書や領収書をメールで送るにはどうしたらいいか

一般的に、利便性と安全性は相反すると言われており、利便性を上げると安全性が落ち、安全性を上げると利便性が落ちます。

請求書や領収書をメールで送るときは、相反する利便性と安全性のバランスを取ることが重要です。

現在の技術動向から考えると、以下の方法で送るのがベストではないかと思います。

  • 請求書、領収書のPDFファイルなどは、直接メールに添付しない。
  • 請求書、領収書のダウンロードリンクをメールに記載する
  • 請求書、領収書のダウンロードリンクは複雑で、時間制限のあるものにする
  • 請求書、領収書のダウンロードリンクを無効化できるとなお良い

上記の方法であれば、「請求書や領収書をメールで配信する準備」「運用後の問い合わせの増加」を最小限に抑えられます。

取引先も比較的簡単に請求書や領収書をダウンロードできますので、負担をかける心配もありません。

重要なパスワード管理とセキュリティ教育

請求書や領収書をメールで送信するときにパスワードは必要かという観点に限らず重要なのが、正しいパスワード管理とセキュリティ教育です。

パスワード管理とセキュリティ教育がおろそかだと、メールで書類やファイルを送るセキュリティ対策だけを向上しても効果が半減します。

パスワード管理については、「総務省の安全なパスワード管理(https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/security/business/staff/01.html)」を参考にセルフチェックしてみてください。

かなり高いレベルのパスワード管理が必要だと実感します。

セキュリティ教育については、同じく総務省の「企業・組織の対策(https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/security/business/index.html)」をもとに、従業員全員で確認する場を設けると効果的です。

今、何に気をつけるべきか、気をつけるポイントは何かを具体的に知ることがセキュリティ対策の第一歩です。


いかがだったでしょうか?

今回は、請求書や領収書をメールで送るときにパスワードは必要かにフォーカスしてご紹介しました。

請求書や領収書をPDFなどで電子化、メールでの配信は、コスト削減や生産性向上につながります。

仕組みを導入するには、「安全性と利便性のバランスを取る」「自社だけでなく取引先の負担についても考慮する」などの検討が必要です。


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