請求書電子化

領収書をメールで送るメリットとは?

領収書や請求書などを取引先に送付する業務を効率化するために、領収書や請求書をPDFファイルなどに電子化しメールで配信する企業が増えています。

下記記事でも紹介しました通り、請求書や領収書を電子化しメールで配信するとコスト面、時間面で大きなメリットがあります。

領収書をメールで配信すると、さらにコスト削減につながるメリットがあります。

今回は、領収書をメールで配信すると得られるメリットについてご紹介します。

領収書を発行するときに必要なものとは?

請求書と領収書には大きな違いとはなんでしょうか?
領収書は印紙税額一覧表の第17号文書「金銭または有価証券の受取書」に該当し、印紙税が課税されます。
以下のように領収書に記載の金額に応じた印紙を領収書に貼付する必要があります。

記載金額税額
5万円未満のもの非課税
5万円以上 100万円以下のもの200円
100万円を超え 200万円以下のもの400円
200万円を超え 300万円以下のもの600円
300万円を超え 500万円以下のもの1,000円
500万円を超え 1,000万円以下のもの2,000円
国税庁 No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書より引用 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7105.htm

領収書をメールで配信すると?

印紙税法で5万円以上の領収書を発行するには、記載金額に応じた印紙の貼付が必要であることをご紹介しました。
印紙税の対象となる領収書には他にも条件があります。
他の条件とは「現物で相手方に交付された」場合になります。
領収書の現物を相手に交付しない場合は印紙税法の課税文書とはならないのです。
領収書をPDFファイルなどで電子化し、メールで配信した場合は「現物を相手に交付」に該当しないため、印紙税法の課税文書となりません。
つまり領収書に印紙を貼付しなくてもいいのです。

ただし、領収書をメールで配信したのち、現物を相手方に交付すると課税文書となり印紙の貼付が必要になりますので注意が必要です。

また、印紙税法に規定する課税文書の「作成」とは、印紙税法基本通達第44条により「単なる課税文書の調製行為をいうのでなく、課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使することをいう」ものとされ、課税文書の「作成の時」とは、相手方に交付する目的で作成される課税文書については、当該交付の時であるとされている。

 上記規定に鑑みれば、本注文請書は、申込みに対する応諾文書であり、契約の成立を証するために作成されるものである。しかしながら、注文請書の調製行為を行ったとしても、注文請書の現物の交付がなされない以上、たとえ注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、課税文書を作成したことにはならないから、印紙税の課税原因は発生しないものと考える。

ただし、電子メールで送信した後に本注文請書の現物を別途持参するなどの方法により相手方に交付した場合には、課税文書の作成に該当し、現物の注文請書に印紙税が課されるものと考える。

国税庁 請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について(別紙1-1) https://www.nta.go.jp/about/organization/fukuoka/bunshokaito/inshi_sonota/081024/02.htm#a01

領収書をメールで配信するメリット

領収書をメールで配信すると印紙税法の課税文書とならないため、領収書への印紙の貼付が不要になります。
5万円以上の領収書を交付している場合は、領収書をメールで配信すると「印紙を貼付する手間の削減」「印紙税代の削減」というメリットが生まれます。

まとめ

領収書をメールで配信するメリットについてご紹介しました。

5万円以上の金額を記載した領収書は印紙税法上の課税文書となります。

領収書を紙で取引先に渡すと記載した金額に応じた印紙の貼付が必要です。

領収書をPDFファイルなどに電子化し、メールで配信すると印紙の貼付が不要となり、「印紙を貼付する手間の削減」「印紙税代の削減」というメリットが生まれます。

領収書を「紙」で取引先に渡している方は、これを機会にメールでの配信を検討してみませんか?


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