請求書電子化

紙の請求書や領収書を電子化するときに抑えておくべきポイントとは?

紙の請求書や領収書を電子帳簿保存法に対応して保存するには、求められている要件にあった方法で電子化する必要があります。

実はこの要件。

使っているスキャナや複合機、スマホが対応しているのかを確認するにはちょっとした変換が必要です。

今回は電子帳簿保存法で求められている要件と、スキャナや複合機、スマホが対応しているのかを確認するための考え方や方法をご紹介します。

電子帳簿保存法で求められていること

国税庁サイトでは電子帳簿保存法のスキャナ要件について以下のようなQAが公開されています。

問5 「スキャナ」とは、どのようなものをいうのでしょうか。

【回答】
「スキャナ」とは、書面(紙)の国税関係書類を電磁的記録に変換する入力装置をいい、いわゆる「スキャナ」や「複合機」として販売されている機器が該当することになります。
なお、平成28年9月30日以後に行われた承認申請については、例えば、スマートフォンやデジタルカメラ等についても、上記の入力装置に該当すれば、「スキャナ」に含まれることになります(取扱通達4-19)。

【解説】
スキャナ保存制度の創設当時は、社内において経理担当者等が経理処理の際に領収書等の書面を確認した上でスキャナによる読み取りを行うことを念頭においた仕組みとされていたことから、スキャナについて「原稿台と一体となったものに限る。」ことが要件とされていましたが、平成28年度の税制改正において、スマートフォン等を使用して社外において経理処理前に国税関係書類の読み取りを行い、そのデータによる経理処理が行えるよう、この「原稿台と一体となったものに限る。」とする要件が廃止され、用いることができる機器の選択肢が広くなりました。
なお、規則第3条第4項に規定するスキャナについては、承認申請の時期の別に応じて、それぞれ次の要件を満たす必要があることに留意してください。

国税庁 Ⅰ通則【制度の概要等】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07scan/01.htm#a005

スキャナ要件を分かりやすく解説

スキャナの以下の2つの要件は、ちょっと分かりにくいですよね?

  • スキャニング時の解像度である25.4ミリメートルあたり200ドット以上で読み取るものであること
  • 赤色、緑色及び青色の階調が256階調以上で読み取るものであること

この2つのついて解説します。

スキャニング時の解像度である25.4ミリメートルあたり200ドット以上で読み取るものであること

パソコンで表示している画像は、小さな点がたくさん集まっており、1点1点がそれぞれの色で表示されているため、全体として1つの画像として認識できます。

この1点1点をドットと言います。

25.4ミリメートルと中途半端な長さになっていますが、これは「インチ」という単位です。

25.4ミリメートルは1インチです。

要件の25.4ミリメートルあたり200ドット以上は言い換えますと、1インチあたり200ドット以上となり、スキャナや複合機での表現を使いますと、200dpiとなります。

「dpi」は「ドット / インチ」、1インチあたりのドッド数となります。

赤色、緑色及び青色の階調が256階調以上で読み取るものであること

パソコンで表示している画像は、小さな点がたくさん集まっており、1点1点がそれぞれの色で表現されているとご説明しました。

フルカラーでの色は、赤、緑、青で表現されています。

赤、緑、青それぞれは、一定の数値範囲で表現されています。

要件では、256階調以上となっていますので、赤、緑、青を256以上の数値範囲での表現が求められています。

256以上の数値範囲とは0から255となり、これはコンピュータの世界で表現すると8ビットです。

赤、緑、青がそれぞれ8ビットとなりますので合計では24ビットとなり、要件を言い換えると「フルカラーで24ビット以上で読み取ること」となります。

電子帳簿保存法に対応したスキャナ、複合機の選定

上記の内容から要件を言い換えると、以下のようになります。

  • スキャンニング時の解像度が200dpi以上で読み取れること
  • フルカラーで24ビット以上で読み取れること

電子帳簿保存法に対応したスキャナを選ぶには、スキャナや複合機の以下の仕様を確認してください。

  • 解像度が200dpi以上であること
  • 階調がフルカラー24ビット以上であること

スマホは使える?

上記の国税庁のQAには、「平成28年9月30日以後に行われた承認申請については、例えば、スマートフォンやデジタルカメラ等についても、上記の入力装置に該当すれば、「スキャナ」に含まれることになります」とあります。

解像度が200dpi、階調がフルカラー24ビットであればスマホもOKということですが、スマホには解像度も階調も表記されていないことがほとんどです。

どのようなスマホなら使えるのでしょうか?

階調はスマホの仕様に特別な表記がなければ、撮影した写真はフルカラー24ビットと考えて問題ありません。

解像度が要件を満たしているかは、スマホの画素数を使って確認できます。

請求書や領収書で多いA4サイズは「210ミリ x 297ミリ」で、インチに変換すると「8.26772インチ x 11.69291インチ」となります。

これを要件である200dpiでスキャンすると、「(8.26772インチ x 200dpi) x (11.69291インチ x 200dpi)」=「1653ドット x 2338ドット」の画像になります。

画素数とは、画像を構成しているドットの数になりますので、200dpiでスキャンしたA4サイズの画素数は「1653ドットx2338ドット」=「3,864,714画素」=「386万画素」となります。

iPhone13は1200万画素(12MP)となっていますので、A4サイズの「386万画素」を上回るので、要件を満たしていることになります。


いかがだったでしょうか?

今回は、電子帳簿保存法で使えるスキャナやスマホについてご紹介しました。

電子帳簿保存法の要件、スキャナやスマホの仕様でさまざまな表記があるため、悩まれた経験をお持ちの方は多いのではないでしょうか?

それぞれの表記の意味を知れば、簡単に比較できます。


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