事例：会社の規程やマニュアルの問い合わせ対応をAIで効率化｜SharePoint × Data360 × Agentforce

スムーズに仕事に取り組めるように、会社では多くの「規程やマニュアル」などを準備しています。

皆様の会社では、いかがでしょうか？

皆様が仕事する時に、どのくらいの「規程やマニュアル」などをご覧になっているでしょうか？

スムーズに仕事に取り組むために準備されたこれらの「規程やマニュアル」ですが、量が多いと「どこに何が書いてあるのか分からない」「あのことはどこに書かれているの？」など、不便に感じることが少なくありません。

そこで今回は、Agentforceを活用した「規程やマニュアル」などの不便に感じる点を解決する仕組みをご紹介します。

こんな不便は感じませんか？

• 知りたい「あれ」がどこに書いてあるか分からない、たどり着くのに時間がかかる。
• そもそも、どこに何が書いてあるのか分からない
• 社員からの問い合わせが多く、対応に多くの時間がかかっている

Agentforceを活用して解決

不便を解決するには、自分が知りたいことを自分の言葉で質問して、的確な回答が得られるようにすることです。

Agentforceを活用すると、「自分で知りたいことを自分の言葉で質問する」「的確な回答を提供する」のどちらも実現でき、不便を解決することができます。

「規程やマニュアル」が、WordやPDFとしてある場合は、あまり大きな手間をかけることなく、不便を解決できます。

簡単に自分が知りたいことを得られることで、「探す手間」がなくなるだけでなく、「問い合わせる手間」「対応する手間」もなくなり、全社で仕事のスムーズさが劇的に改善します。

Agentforceで実現！改善へのアプローチ

「規程やマニュアル」などがPDFで、Sharepointで共有されている場合の改善へのアプローチを見ていきましょう。

ここからは、それぞれのステップについて詳しく見ていきます。

① Sharepoint内のPDF文書をData 360に取り込む

Sharepoint上で管理されている「規程やマニュアル」のPDF 文書を、Data 360のSharepointコネクタを使ってインポートします。

インポートすると、PDF文書の非構造化データから、検索するために必要なインデックス、チャンクを作成します。

インポート、インデックス、チャンクの作成は、定期的に行われるため、「規程やマニュアル」などの管理者は、Sharepoint上のPDFを差し替えるだけで、利用者からの問い合わせ内容も更新されます。

② Agentforceに質問

利用者は、自分が知りたいことを自分の言葉で、Agentforceに質問します。

すると、Agentforceは、インポートされた「規程やマニュアル」などのPDF文書から、利用者の知りたいことを検索し、利用者に回答します。

まとめ｜社内のナレッジをAgentforceで効率的に活用

Agentforceを活用して、会社にある「規程やマニュアル」から自分が知りたいことの検索を効率化する仕組みについてご紹介しました。

いかがでしたでしょうか。

この仕組みを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

• 自分の知りたいことを自分の言葉で得られる
• 「問い合わせる」「問い合わせに対応する」ための仕事が激減する
• 仕事をスムーズに準備した「規程やマニュアル」などの本来の効果が発揮され、全社で仕事を改善できる
• 仕組みを構築する、更新する手間はあまりかからないため、手軽に始められる

今回ご紹介した仕組みは、「規程やマニュアル」だけでなく、さまざまな社内ナレッジ活用にも応用することが可能です。

• お客様からの問い合わせへの対応
• 業務ノウハウ、技術伝承への対応