会社や部署で定期購読している雑誌を回覧するとき、どんな方法で運用していますか？
雑誌が届くたびに回覧用紙を表紙に貼り付けて、一人ずつ順番に回覧。読み終わったらハンコを押して次の人へ──こうした光景を目にしたことがある方も多いのではないでしょうか。
当社でも雑誌ごと回覧を行っていましたが、少し不便に感じる場面がありました。
そこで、Agentforceを活用して、スマホで雑誌の表紙を撮影するだけで回覧を開始できるアプリを作成しました。
本記事では、雑誌回覧アプリの導入で実現した効率的な回覧の仕組みをご紹介します。
雑誌を”回す”運用、そろそろやめませんか？
雑誌回覧では、回覧用紙を印刷して表紙に貼り付ける作業からスタートします。
回覧が途中で止まると、どこにあるのかを確認したり、次の人へ渡すよう声をかけたりする場面も出てきます。
回覧用紙を見れば状況は分かるものの、その都度確認するのも少し手間に感じることがあります。
読む側も、手元に回ってくるまで待つ必要があり、自分のちょうどいいタイミングで読めない不便さもあります。
回覧の進行に合わせて発生する作業が積み重なると、回覧そのものが扱いづらく感じられるようになります。
雑誌を順番に回す運用について、見直しを考える余地がありそうです。
もっとシンプルな回覧のかたち
雑誌が届いたタイミングで表紙をスマホで撮影するだけで情報が登録され、そのまま回覧に使える形になるとどうでしょうか。
回覧用紙を準備する必要がなくなり、読む側も待つことなく自分のタイミングで読むことができるため、回覧そのものがぐっと運用しやすくなります。
こうした仕組みは、Agentforceを活用して紙面の情報を自動で抽出し、そのままデータとして登録することで実現しています。
人が入力を行わなくても情報が登録されるため、回覧の流れをシンプルに保つことができます。
Agentforceで実現！雑誌回覧アプリの仕組み
ここまで紹介した回覧のかたちは、下の図のようなシンプルな流れで構成されています。
ここからは、それぞれのステップについて詳しく見ていきます。
① スマホの写真から雑誌情報を登録
雑誌が届いたら、表紙をスマートフォンで撮影するだけで雑誌情報の登録が完了します。
アップロードされた画像は生成AIによって解析され、雑誌情報が自動的に読み取られます。
読み取られた情報はそのままデータとして登録されるため、手入力を行う必要はありません。
撮影と同時に回覧の準備が整うため、そのまま次の工程に進める点も特長です。
以下のイメージから、抽出情報に記載した項目を抽出してください。
出力はJSON形式にしてください。
＜アップロードされた画像＞
■抽出項目
– タイトル
– 発行日付
– 記事サマリー
■抽出ルール
– タイトルはイメージの最上部にあります
– 日付はYYYY年MM月DD日に統一してください
– 記事サマリーには抽出したサマリー情報を全て含めてください
– 記事サマリーにはメインの文字サイズが大きい順に入れてください
② Slackで即座にチャンネル通知
登録された雑誌情報は、Slackのチャンネルへ自動的に通知されます。
新しい雑誌が追加されたタイミングで通知が届くため、回覧用紙で順番に知らせる必要がなくなります。
通知からそのまま内容を確認できるため、回覧に気づくまでの時間も短縮されます。
③ 読んだら「購読完了」を押すだけ
雑誌の内容を確認した後は、「購読完了」ボタンを押すだけで既読が登録されます。
誰がどの雑誌を読み終えたかがすぐに反映されるため、回覧状況を手動で確認する必要がありません。
紙の回覧用紙に押印する手間も不要になり、管理の手間を減らせます。
特別な操作を覚える必要がなく、日常業務の延長で無理なく使い続けることができます。
まとめ｜紙面の情報をAgentforceで手間なくデータ化
Agentforceを活用して雑誌を回覧するアプリを構築する方法についてご紹介しました。
いかがでしたでしょうか。
雑誌回覧アプリを利用することで以下のようなメリットが生まれます。
- 回覧用紙を印刷して表紙に貼り付ける「誰」かの作業がなくなる
- 人手で雑誌を回さなくていい
- アプリに登録されている雑誌情報を見て、読みたい雑誌を読みたいときに読める
- 雑誌を誰が読んだか、自分が読んでいないものは何かが分かる
今回紹介した仕組みは、Agentforceを活用することで、紙面の雑誌名、発行日、記事サマリーをデータとして扱えるようにし、雑誌をスマホで撮影するだけで雑誌回覧を始められる点が特長です。
雑誌回覧の他、紙の情報を扱うさまざまな業務にも応用することができます。
- 紙の申請書から必要な項目を入力する
- アンケート用紙の内容を入力する
- 名刺の情報を整理する
皆さまの会社では、「紙のまま回覧する」「紙を見ながらパソコンに入力する」などの業務はありませんか？
Agentforceの活用で、紙の内容を見ながら手入力している作業を減らし、業務全体を効率化できるかもしれません。
弊社では、Salesforceの導入支援サービスをご提供しております。
導入支援サービスの中で、Agentforceの活用についてもまとめてご支援しております。
「この事例の実装方法を詳しく聞きたい」、「自社の業務にどのようにAgentforceを活かせそうかイメージしてみたい」と感じた方は、ぜひお気軽にご相談ください。
