請求書や領収書を電子化してメールで配信するメリットについては、以下で紹介しました。
今回は、3ヶ月後に迫った2022年1月電子帳簿保存法に対応して、請求書や領収書を電子化して保管するメリットについて考えてみます。
目次
保管するコストが下がる
請求書や領収書などを紙で保管する場合、保管場所を確保する必要があります。
自社の倉庫やトランクルームなどを利用するのが一般的です。
法人の場合、請求書や領収書などの証憑書類の保存期間は7年間（欠損金の繰越控除適用の場合は10年間）となっています。
例えば、月に段ボール10箱分の請求書、領収書がある場合、年間で120箱、7年で840箱となります。
トランクルームに保管するケースについて考えてみましょう。
トランクルームの月額料金は1畳1万円程度、1畳あたり30箱の段ボールが保管できると想定すると、必要な年間コストは以下の通りとなります。
840箱 / 30 x 1万円 x 12ヶ月 = 336万円
請求書や領収書を電子化して保存するとどうなるでしょう？
例えば月に1,000通の請求書、領収書があるケースについて考えてみましょう。
A4の請求書をPDFなどに電子化すると、サイズは約250KBになります。
7年保管するために必要な容量は以下の通りとなります。
250KB x 1,000通 x 12ヶ月 x 7年 = 20GB
PDFなどに電子化した請求書や領収書は、一定の基準を満たしたストレージに保管する必要がありますが、多くのクラウド会計サービスでは標準で使えます。
標準で使えるクラウド会計サービスを利用すると、保管コストは「ゼロ」です。
請求書や領収書の保管を紙からPDFなどの電子にするだけで、年間336万円の削減となります。
保管する手間がかからない
請求書や領収書は、後から探しやすいようにキレイにファイリングしていませんか？
請求書や領収書のサイズはまちまちですので、キレイにファイリングするのは想像以上に大変な作業です。
例えば、月に1,000通の請求書や領収書をファイリングするケースについて考えてみましょう。
1通あたりファイリングするのに必要な時間を30秒だとすると、1ヶ月あたりの所要時間は以下の通りとなります。
1,000通 x 30秒 = 8.3時間
社員の生産性が上がる
請求書や領収書を処理する場合、以下のようなフローで行います。
- 受け取った社員が経費精算書や支払依頼書を作成
- 経費精算書や支払依頼書を印刷、請求書や領収書をつけて経理担当に提出
- 経理担当が内容を確認
- ファイリングして会計ソフトに登録
請求書や領収書を電子化すると、以下のようなシンプルなフローになります。
- 受け取った社員が経費精算や支払依頼を申請
- 経理担当が内容を確認
フローがシンプルになるとミスが起きにくくなります。
経費精算や支払依頼がデジタル化されますので、同じ情報の2度入力が不要。
社員が申請書を経理担当に持っていくこともなく、経理担当への割り込みもなくなります。
請求書や領収書の電子化は、社員の生産性をあげるために大変有効だと言えるのではないでしょうか？
働き方の自由度が上がる
請求書や領収書を電子化すると、業務が「紙」や「場所」に依存しなくなります。
経費精算や支払依頼の申請はクラウドサービスなどを使うため、どこにいても申請できますし、経理担当もどこにいても確認できます。
昨今、取り組む企業が増えているテレワーク。
テレワークで生産性高く業務を行うには、業務を「紙」や「場所」に依存しない工夫が必要です。
請求書や領収書の電子化は、テレワークで生産性高く業務を行うためには必要不可欠な手段であると言えます。
いかがでしたか？
請求書や領収書を電子化して保管するメリットについてご紹介しました。
請求書や領収書の電子化は、発行する側だけでなく受け取る側にも大きなメリットがあります。
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