最近、導入する企業が増えているWeb請求書サービス、クラウド請求書サービス。
重要な取引先にも関係しますし、ITの導入でもありますので、「どのように導入したらいいの？」と疑問や不安を感じる方も少なくないはず。
今回は、Web請求書サービス、クラウド請求書サービスを導入する3ステップと題して、導入の仕方をご紹介します。
目次
Web請求書サービスを選定する
一言でWeb請求書サービスといっても、色々な特徴を持ったサービスがあります。
自社のニーズ、状況、導入の目的にあったWeb請求書サービスを選択するのが重要です。
請求書のフォーマットはどうするのか、コストメリットや生産性向上が見込めるのかなどの観点で慎重に検討しましょう。
Web請求書サービスの選定についてはこちらの記事で詳しく解説していますので、ご覧ください。
取引先に案内、送付に必要な情報を集める
請求書を送付するために必要な情報
請求書をWeb請求書サービスで送るために必要な情報とは何でしょうか？
以下の情報があれば、請求書や領収書をWeb請求書サービスで送れます。
- 取引先名
- 担当者の部署名
- 担当者名
- 担当者メールアドレス
上記の情報を取引先に確認し、収集しましょう。
取引先への案内
Web請求書サービスで請求書や領収書を送る場合、事前に取引先に案内しておくのが望ましいです。
2022年1月の電子帳簿保存法改正で、請求書や領収書をPDFなどの電子データで受け取る場合、紙での保存が禁止され、適切な電子データでの保存が義務付けられます。
取引先で新たな仕組みの構築が必要になりますので配慮が必要です。
案内のタイミングは遅くても、Web請求書サービスで配信を始める3ヶ月前には案内するようにしましょう。
毎月、送付している請求書や領収書に案内の文書を同封すれば、手間やコストを抑制できます。
取引先への案内文は以下のような内容でいいかと思います。
お取引先各位
△△株式会社
経理課
請求書の電子データでの配信開始について(お願い)
拝啓 平素より一方ならぬご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、弊社では、お客様へのスムーズな請求書のご案内及び事務所処理の効率化を目的とし、郵送でお送りしておりました請求書を、メールでの配信に変更させていただくことになりました。
お客様にはお手数をおかけいたしますが、何卒、ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
記
１．開始日
2022年1月締め請求分より
2．請求書の受け取り方法
第3営業日を目安に、請求書をメールで配信いたします。
メールに記載のダウンロードURLをクリックいただきますと、ブラウザでWeb請求書サービス画面が開きますので、本画面より請求書のダウンロードをお願いいたします。
３．請求書のフォーマット
請求書のフォーマット、記載内容につきましては、これまでと同様になります。
4．配信先のご連絡
大変お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、下記の請求書の配信先に関する内容をメールにてご連絡をお願いいたします。
【配信先に関する内容】
・御社名
・ご担当者部署名
・ご担当者名
・お電話番号
・メールアドレス
【ご連絡先メールアドレス】
xxxxx@yyyy.jp
【ご回答期限】
2021年11月30日
５．本件に関するお問い合わせ先
本件に関しご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。
△△株式会社
経理課 担当：□□
電話番号：XXX-XXX-XXXX メールアドレス：xxxxx@yyyy.jp
2022年1月の電子帳簿保存法改正で、請求書や領収書をPDFなどの電子データで受け取る場合に必要な対応については、こちらの記事で詳しく解説していますので、ご覧ください。
請求書を配信する
Web請求書サービスを設定する
Web請求書サービスを契約したら、配信に必要な環境設定、配信する取引先の情報を登録します。
テスト配信する
Web請求書サービスの設定が終わったら、一旦、配信先を自社のメールアドレス(例えば自分のメールアドレス)に設定します。
1から手順に従って確認しましょう。
届いたメールを見て、配信したメールの文面や、請求書の内容があっているかを確認します。
取引先に配信する
一通り確認が終わったら、本番です。
Web請求書サービスで請求書や領収書を取引先に配信しましょう。
弊社では、請求書・領収書配信クラウドサービス「ポチッと請求」をご提供しております。
1通50円〜と1通からコストダウン、生産性アップが期待できるほか、今お使いのフォーマットをそのまま利用できる、郵送にも対応という特徴があるクラウドサービスです。
