中小企業のためのクラウド活用術 〜クラウドストレージを選ぶポイント〜

ExcelやWord、写真、動画などのファイル共有はどのようにしていますか?

社内ネットワークに設置したファイルサーバー、NASを使っていますか?

社内のみで利用する場合は、ファイルサーバーやNASでもいいかもしれません。

今の時代、取引先やパートナーと情報を共有して仕事を進めることが普通になってきた上、最近はテレワークで社外からファイルにアクセスすることも必要になってきたために、ファイルサーバーやNASでは運用が難しくなって来ているのではないでしょうか?

クラウドストレージのタイプ

今、いろいろなストレージサービスがクラウドとして提供されています。

Bフレッツなどの固定のインターネット回線や、WiMax2+などのモバイルのインターネット回線が高速になってきていますので、業務でもストレスなくクラウドストレージが使えるようになりました。

実にさまざまなクラウドストレージがあります。

クラウドストレージを大別すると、以下の2通りがあります。

個人または社員が利用するタイプ

一般的にクラウドストレージと言えば、クラウドストレージとパソコンのフォルダを同期して利用するタイプです。

常にクラウドストレージとパソコンのフォルダが同期していますので、クラウドストレージ上のファイルは最新で保たれます。

会社ではデスクトップ、外出時はノートと言ったように、複数のパソコンを使っている場合でも、デスクトップ、ノート、クラウドストレージが最新になっていますので大変便利です。

1点、クラウドストレージに1TBのファイルを保存している場合、同期するパソコンにも1TBの容量が必要になりますので使い場合には注意が必要です。

マイクロソフトが提供しているOneDriveでは、ファイルオンデマンドという機能が提供されています。

ファイルオンデマンドとは、ファイルを開くタイミングでクラウドストレージからファイルをダウンロードする機能です。

ファイルオンデマンドを使うと、OneDrive上に1TBのファイルを保存していても、パソコンには使うファイルのサイズ分の容量があれば使えます。

ファイルの同期もフォルダとファイルの情報(名前、サイズ、日付など)だけですので、高速で同期できますので大変便利です。

企業、法人内全体で共有して利用するタイプ

クラウドストレージに保存しているファイルを会社全体で共有して利用するタイプです。

会社のネットワークに設置しているファイルサーバー、NASの代わりに利用できます。

ファイルサーバーやNASの代わりに利用すると、以下のようなメリットがあり大変便利です。

  • ファイルの履歴管理をストレージに任せられるので、同じようなファイル(ファイル名+日付)がなくなり分かりやすく、探しやすくなる
  • 誤ってファイルを削除しても簡単にゴミ箱から復元できる
  • 外出先ではパソコンとインターネット、スマートフォンでファイルを参照できる

企業、法人で利用するためのポイント

数多くのクラウドストレージを利用できますが、企業、法人で利用するにはいくつか抑えておくポイントがあります。

集中管理

クラウドストレージを利用するためのアカウント管理、利用状況の把握、ファイルの一括削除などを1カ所で行える機能が必要です。

パソコンを紛失した場合にアカウントを停止したり、ファイルを削除することで情報漏洩を防げます。

アクセス権

クラウドストレージ上のフォルダ、ファイルに対して、適切な人がアクセスできるようにアクセス権の設定が必要です。

誰がアクセスできるのか、参照する、作成する、更新する、削除すると言ったアクセス権が設定できると安心して利用できます。

アクセスログ

誰がどのファイルにどのようなアクセスをしたのかを自動的に記録する機能です。

あるはずのファイルがない、外部にファイルの情報が漏洩しているなどが発生したときに、その原因を調査するためにログの有無は重要です。

編集時のファイルロック

ファイルを共有していると、複数の人が同じファイルを更新してしまうことがあります。

ファイルの取得、更新を順序よく行う場合は問題ありませんが、同時に行うとファイルが正しい状態にならないため問題です。

多くのクラウドストレージでは、後から更新した方が有効になるか、競合が発生したことが通知されるかになります。

いずれのケースも目視で修正が必要になりますし、あとになって気が付いた場合は記憶に頼る必要があり、大変な作業になります。

同時に更新することを避けるために、ロック、チェックアウト/チェックインという機能が利用できると便利です。

更新作業を始める前にファイルをロック、チェックアウトしておくと、他の人が更新できないため安心です。

ワークフロー

ファイルを更新したときに上司のチェックを経由して社内に公開、ファイルを社外と共有するときに上司の許可を得るなどのワークフローがあると便利です。

クラウドストレージのワークフローを利用すると、別のツールに切り替えることなく申請できるため効率的です。

コラボレーション

社外に公開する営業資料、お客様に提出する提案資料、開発で使う仕様書など、ファイルを中心にして複数の人で共同作業を行うことがあります。

作成したドキュメントを元に、意見を求めたり修正する場合、ファイルサーバーやNASとメールを利用することが多く、混乱した経験はありませんか?

ファイル、ドキュメントを中心に、チャットでディスカッションできるとスムーズに作業が進められます。

オススメのクラウドストレージ

企業、法人で利用するためのクラウドストレージをピックアップしました。
クラウドストレージの選定の際に参考にしてください。

項目BoxDropboxOneDriveFleekdrive
社員個人利用
企業、法人全体共有
集中管理
アクセス権
アクセスログ
ロック×
ディスク容量抑制××
ワークフロー
コラボレーション×
コスト(ユーザ、月額)522円1,500円540円500円
初期容量100GB3TB1TB100GB

弊社では、法人向けの機能が充実している、コストが手頃という点を評価してFleekdriveを利用しています。

Salesforceプラットホーム上でも利用できますし、活動などと連携できるため大変便利です。

弊社のクラウド導入コンサルティングでクラウドストレージの導入を取り扱っております。

これからクラウドストレージを利用しようと検討されている方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。

クラウドサービス導入コンサルティング