中小企業のためのクラウド活用術 〜 クラウド選びの極意 〜

数多くのクラウドがある現在、自社に合ったクラウドに巡り会うのは大変だとお感じの方も多いのではないでしょうか?

選んだクラウドが自社に合わないと、導入するときの目的、目標を達成できないだけでなく、手間が増えてしまい生産性を下げる要因にもなりかねません。

長年、IT、クラウド選定の経験を元に、自社に合ったクラウドに巡り会うための極意をお伝えします。

インターネットで徹底的に調べ尽くす

GoogleやYahooで検索すれば必要な情報を集めることは簡単にできます。

例えば、勤怠管理のクラウドを探すのであれば「勤怠 クラウド」と検索すれば、勤怠管理ができるクラウドサービスの情報を集められます。

インターネットで情報を集めるときのポイントは、以下の3点です。

自らが主体となって調査する

必ず主体的に調査するようにしましょう。

馴染みの取引先に提案を依頼して情報を集めるのは情報収集の手段としては有効ですが、提案を鵜呑みにするのは危険です。

必ずしも自社に合ったクラウドを提案してくれるという訳ではないという点に注意しましょう。

第一の評価基準を決めておく

クラウドを選ぶための第一関門となる評価基準を決めておきましょう。

どの企業も自社のクラウドを利用して欲しい訳ですので、サイトに行くといいことばかりが強調されています。

クラウドに関する情報を集めれば集めるほど、「どれもいい!」という思いが強くなり、どれを選べばいいのか分からなくなります。

調査する前に、予算、重要な業務・手順などの自社にとって最優先となる評価項目を決め一覧表にし、情報を収集しましょう。

気になったサイトにアクセスし、評価項目に該当する内容が見つかったら「○」を付けます。

一通り調査が終わったら完成した一覧を見て、「○」が多い順に並べ、上から2,3つを選び、詳細な調査に進みましょう。

広告サイトにはアクセスしない

多くの場合、検索結果の先頭には「広告」と表示されているサイトがあるのをご存じでしょうか?

広告サイトは企業がお金を払って検索サイトに広告を出しています。

お金を払って出している広告ですので、通常のサイトに比べ、いいところが大変強調されています。

広告サイトにはすべての情報が掲載されていないため、必要な情報を得ることはできません。

比較サイトにはアクセスしない

「料金、機能、メリットを徹底比較」という比較サイトがあります。

複数のクラウドを比較していますので一見便利そうですが、集められる情報が限定的になります。

クラウドを活用して、どういう効果を狙っているのかは会社によってまちまちです。

「狙っている効果が異なる=評価項目が異なる」ということになります。

比較サイトにある比較項目では評価できないケースが多いですし、表面的な評価結果だけを見て選ぶというのはいい結果に繋がりません。

トライアルで実際に触って評価する

多くのクラウドでは、2週間から1ヶ月程度の期間、すべての機能を利用できます。

徹底的に調べ尽くして、第一候補となるクラウドを選んだら、トライアルを利用して実際に触れて確認しましょう。

トライアルは決められた期間で実施する必要があり、クラウドで業務が実現できるか、期待する効果を得られるかを確認する必要もあるため、かなりタイトな作業になります。

トライアルする期間は、担当する方の業務負荷が下がるように工夫しましょう。

トライアルの準備

トライアルを始める前に、以下の準備をしっかりしましょう。

  • 対象となる業務に関する規程、マニュアルを集め、ざっくりと内容を理解する
  • 対象となる業務の流れ(日単位、週単位、月単位、年単位)をまとめる
  • クラウドを活用して、期待する効果をまとめる
  • 以下の点もクラウドを活用するために確認が必要です
    • すぐに使い始められるか?(事前セットアップなどの手順が不要)
    • 使いたい機能には直感的にたどり着けるか?
    • 画面は見やすく、必要な情報が表示されているか?
    • ヘルプ、マニュアルの量は適切か?(極端に少なくないか?)

トライアルの申し込み

Webサイトまたは担当営業を通じてトライアルを申し込みます。

トライアルの実施

規程やマニュアルを元にクラウドを使える状態にします。

例えば勤怠管理の場合、給与規程、勤務体系などを元に、クラウドを設定します。

一通り設定が終わりましたら、まとめておいた業務の流れに沿ってクラウドを使ってみましょう。

従来の業務をそのままクラウドで実現できるとは限りません(むしろ実現できない方が多いです)

実現できない場合は、担当営業かサポート窓口を使って、解決方法を確認しましょう。

確認した解決方法をもとに、業務の流れ、担当を変えることで実現できないかを検討しましょう。

トライアルの結果をまとめる

規程、マニュアルに沿った設定ができること、業務についてもすべて実現できることを確認します。

クラウドを活用して、関係者間で、期待する効果が得られるか考えましょう。

トライアルの結果、クラウドを使って業務が実現でき、期待する効果を得られることが確認できたら、本契約に進みましょう。

現在の業務とのマッチング

クラウドは、多くのケースに対応できるように設計されていますが、現在の業務を変えずに対応できるケースはあまり多くありません。

現在の業務と合わない場合の対応方法は、以下のアプローチで検討するといいでしょう。

クラウドは、ユーザの声を元に日を追うごとにバージョンアップして進化します。

進化すると言うことは、将来、大きな効果に繋がる可能性もあります。

現在の業務に合わないからと言って、すべてのカスタマイズで対応するのは得策ではありません。

業務が自社のコア業務で変えると売上ダウン、コストアップに繋がる場合

このケースは、「現在の業務=自社の強み」となりますので、カスタマイズでの対応を検討してみましょう。

業務の流れ、やり方、担当を変えることで対応できる場合

このケースは、クラウドを一番効果的に利用できるように、業務の流れ、やり方、担当の変更を検討しましょう。

人は変化を嫌います。

さまざまな部門に関わることもあり、それぞれの利害がぶつかることにも繋がることもあるでしょう。

担当間での調整、解決ではうまく進まないことも多いので、経営者、部門長の関与が必要になります。

クラウドの極意でお伝えした内容は、大変重要なことですが、実施するのは大変な作業です。

弊社では、クラウドの検討、選定の段階から参画、お客様と一緒に高い効果が得られる活用となるようご支援しております。

クラウドの選定でお困りの際は、お気軽にご相談ください。

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