アイコンでビビッと!SalesforceのToDoの状況を分かりやすく表現しよう!!

Salesforceのカレンダー、ToDoはLightningになってからとても使い易くなりました。

普段の仕事上での予定やToDoを管理するために使うととても便利です。

さらに、リード、商談、ケースと連携して使うと、うっかり忘れるということもなくなり、とても便利に使えます。

今日は、ToDoの状況をぱっと見て分かるように、アイコンでビビッと表示する方法をご紹介します。

ゴール

ToDoは、毎日見ることができて、ぱっと見て状況が分かると効果的です。

  • ToDoで「期日を超過したToDo」と「今日が期日のToDo」が表示できるリストビューを作成する
  • ホーム画面に関連リストを追加してToDoに作成したリストビューを表示する
  • ToDoの状況を示すアイコンを表示する

このような仕組みを作ってみます。

設定します

アイコンを準備

ToDoの状況を表す3つのアイコン(pngイメージ)を準備します。

アイコンはいつも、ICOOON MONO というアイコン素材ダウンロードを使っています。

準備したアイコンは静的リソースに登録します。

活動にカスタム数式項目を追加

ToDoの期日によって準備したアイコンを表示するには、活動オブジェクトにカスタム数式項目を作成します。

状況を数値で示すカスタム項目を追加

ToDoの完了と期日を判断して、ToDoの状況を数値で表すカスタム項目を追加します。

ここでは、項目名を状況コード(ProgressCode)とし、ToDoの状況に応じて以下のような数値になる数式を設定しています。

完了0
期日が今日を過ぎている1
期日が今日2
それ以外(期日が今日より後)3

状況からアイコンイメージを表示するカスタム項目を追加

状況の数値を元に静的リソースに登録したアイコンイメージを表示するカスタム項目を追加します。

進捗状況という数式項目(テキスト)として作成します。

IMAGEは第1パラメータに表示するイメージのURL、第2パラメータにイメージの代替テキストを指定します。

第1パラメータに設定するイメージのURLは、登録した静的リソースの、「ファイルを表示」というリンクをクリックして表示されたURLを指定します。

「ファイルを表示」をクリックすると登録したアイコンイメージが表示されますので、そのURLをメモしておきます。

下記のようなURLになっていますので、「/resource/1585617203000/today?」の部分をIMAGEの第1パラメータに設定してください。

https://<<自社SalesforceのURL>>/resource/1585617203000/today?

メモしたアイコンイメージのURLを数式に設定します。

状況コード(ProgressCode__c)が0完了&期日前アイコンのURL
状況コード(ProgressCode__c)が1期日超過アイコンのURL
状況コード(ProgressCode__c)が2今日が期日アイコンのURL
それ以外完了&期日前アイコンのURL

ToDoページレイアウトの設定

ToDoページレイアウトに進捗状況項目を追加します。

ToDoのリストビューの設定

期日が超過している&期日が今日になっているToDoを表示するリストビューを作成します。

ホーム画面に関連リストを配置

ホーム画面(Lightning)に関連リストを配置して、オブジェクトにToDo、検索条件に作成したリストビューを指定します。

完成!

ToDoに進捗状況というカスタム項目を追加して、アイコンでToDoの状況を表示できるようになりました。

テキストだけの羅列より、ぱっと分かりやすいですよね?