中小企業のためのクラウド活用 〜経費処理の業務を楽にする3ステップ 〜

会計システムは多くの企業で利用されていると思います。

会計の中の1つの業務に経費処理があります。

企業として活動していると必ず発生する経費。

皆様の会社ではどのように対応されているでしょうか?

一般的には、「領収書を見ながら」「社員が提出した経費精算申請書を見ながら」「取引先から届いた請求書を見ながら」、貸方と借方に分けて適切な勘定科目を選び、金額を入力し、摘要を入力するという方法ではないかと思います。

経費は会社にとって大切な情報の1つですので、経費処理を担当されている方は、勘定科目の選択もさることながら、金額の入力は細心の注意を払って入力する必要があり、精神的負担が大きい業務です。

こんにちは。ぴたデジ株式会社でクラウド導入コンサルティングを担当しています俣江です。

今回は、会計の中でも経費処理に関する業務を楽にするための方法を、弊社で取り組んでいることをご紹介いたします。

実践すると「経費に関する業務時間を1/2」にできます。

口座振替、法人クレジットカードの取引に切り替える

「請求書」「領収書」は、取引があったことを証明するために重要で以下のことを確認できることが求められています。

  • 請求した日、購入した日
  • 請求した、購入した取引先の名称
  • 対象となる商品やサービスの名称
  • 金額
  • 自社名

「請求書」「領収書」をなくすことはできませんが、「請求書」「領収書」を見ながら1から仕訳伝票の入力はなくせます。

まず経費の取引を、口座振替または法人クレジットカードに切り替えます。

次に会計システムと、口座振替であれば銀行が提供するインターネットバンキング、クレジットカードの利用明細を確認するサービスと接続します。

接続すると、口座振替、クレジットカードの利用明細を自動または手動で、会計システムに取り込んでくれます。

以下の動画のように、取り込まれた明細から勘定科目を選択、摘要を入力するだけで仕訳伝票が登録できるので、効率的な上にミスも抑制でき大変便利です。

会計システムに取り込まれた明細の金額は正確である上、最近では過去の取引から勘定科目と摘要をピックアップしてくれますので大変便利です。

経費精算でクラウドを活用する

口座振替や法人クレジットカードを利用しても、電車代、駐車場代などの現金での支払いは残ります。

社員が立て替えて経費精算を申請するケースが多く、社員が「紙」または「Excel」や「Word」に経費明細を入力し、印刷したものを領収書と一緒に提出していませんか?

特に「Excel」や「Word」に経費明細を入力して印刷しているケースは、申請する社員は「Excel」「Word」に、経費を担当している方は会計システムにと、同じことを2回入力しており、業務効率化の観点からもなくしたいところです。

経費精算にクラウドを活用することで、入力は社員が行い、経費を担当している方は内容と領収書を確認するだけになりますので、入力する時間は半分になります。

経費精算にクラウドを活用すると、さらに以下のようなメリットもあります。

  • 申請内容にミスがあった場合、社員に差し戻して訂正できる
  • 経費精算の申請に上司を経由する場合、上司が不在(出張など)でも申請、承認することができる
  • スマートフォンで経費精算ができ、スキマ時間を活用できる

スマートフォンでの経費精算は以下の動画のようになり、領収書、レシートをスマートフォンのカメラで撮影し、利用目的などを入力するだけで大変簡単です。

作成した経費精算をワークフローで上司を経由して経費を担当する方に送り、内容と領収書を確認したら、ボタン操作だけで会計システムへの登録も、社員の銀行口座への振り込み手続も行えます。

電子帳簿保存を利用する

領収書、請求書は、事業年度の確定申告書の提出期限から7年の保管が必要です。

7年分の領収書、請求書を紙で保管するとなるとファイリングの手間も掛かる上、保管スペースの確保、外部保管する場合は保管費用も必要となります。

手間もコストもかかる「紙」の領収書、請求書を「データ」で保管できることをご存じですか?

電子帳簿保存法に定められている方法で、領収書、請求書をデータで保存できるようにすると、紙での保管が不要になりますので、ファイリングの手間も保管に関するコストも抑制できます。

電子帳簿保存法に関する詳細については、国税庁の電子帳簿保存法のサイトをご覧いただくか、税理士の方にご相談ください。

ここでは、領収書、請求書を電子保存するためのステップと、具体的な方法をご紹介します。

領収書、請求書の電子保存に対応したクラウドサービスを選定する

後述する電子保存に関する規程、マニュアルに、領収書、請求書を電子保存するクラウドサービス(システム)を明記する必要があります。

そのためにまず、領収書、請求書の電子保存に対応したクラウドサービスを選定、導入する必要があります。

領収書、請求書を電子保存するには、規程、マニュアルの整備が必要

領収書と請求書を電子保存するには、電子保存に関する以下の規程とマニュアルが必要になります。

  • スキャナによる電子化保存規程
  • 適正事務処理規程
  • 事務分掌細則
  • 事務処理不備報告書
  • 検査報告書

提出の際は「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」の他に前述の規程、マニュアルの添付が必要です。

提出は領収書、請求書を電子保存する日の3ヶ月前までに行う必要があります。

申請内容に不備があると税務署から連絡が来ますので、連絡が来たら速やかに対応してください。

申請が承認されれば、税務署からいつから適用していいか連絡が来ますので、その日から領収書、請求書を電子保存できます。

領収書、請求書をPDF、JPEGなどにスキャンして保存

領収書、請求書の電子保存の具体的な方法は、ご利用のクラウドのマニュアルをご覧いただくとして、ここでは概要とポイントをお伝えします。

経費精算を申請する方、請求書を受領した方がスキャン、経費を担当する方が確認、タイムスタンプを付与するケース

経費を申請する方、請求書を受領した方が、領収書、請求書を複合機、スキャナ、スマートフォンでPDFやJPEGなどにデータ化し、クラウドに保存します。

経費を担当する方は、領収書原本とデータ化した領収書、請求書が正しいことを確認し、タイムスタンプを付与します。

領収書、請求書の受領から、1ヶ月と1週間までにタイムスタンプを付与しなければなりません。

経費精算を申請する方、請求書を受領した方がスキャン、タイムスタンプを付与するケース

小規模事業者の特例(常時使用する従業員が20人以下、商業・サービス業の場合は5人以下)として、経費申請をする方、請求書を受領した方、タイムスタンプを付与する方が同じ方でも電子帳簿保存を利用できます。

同じ方が行う場合は、以下の点に注意が必要です。

  • 受領してから3日以内にタイムスタンプを付与する
  • 受領した領収書、請求書には手書きで署名しスキャンする(押印ではNG)

定期的な検査

1年に1回以上、定期的な検査を行う必要があります。

経費精算を申請する方、請求書を受領した方がスキャン、経費を担当する方が確認、タイムスタンプを付与するケース

定期的な検査は、経費を申請する方、請求書を受領した方、経費を担当する方以外の方が行わなければなりません。

定期的な検査が完了した領収書、請求書は破棄できます。

経費精算を申請する方、請求書を受領した方がスキャン、タイムスタンプを付与するケース

小規模事業者の特例(常時使用する従業員が20人以下、商業・サービス業の場合は5人以下)として、経費申請をする方、請求書を受領した方、タイムスタンプを付与する方が同じ方の場合は税理士に定期的な検査を依頼して対応が可能です。

定期的な検査が完了した領収書、請求書は破棄できます。

経費処理の業務を楽にする3ステップをご紹介しました。

3ステップは以下の順に取り組んでいただくと効果的です。

  1. 口座振替、法人クレジットカードの取引に切り替える
  2. 経費精算でクラウドを活用する
  3. 電子帳簿保存を利用する

弊社では、ご紹介した3ステップに取り組むために役立つクラウドサービスを取り扱っております。

自社で取り組んでいるノウハウを、クラウド導入コンサルティングでご提供しております。

電子帳簿保存に関する規程、マニュアルの作成、税務署への申請についてもアドバイスも可能です。

詳しくは以下から、お気軽にお問い合わせください。

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