クラウドで経費精算。生産性向上と経費抑制、安全性向上にも繋がる。

出張に行ったときに行うのが経費精算。

経費精算をクラウドで行うと、生産性が上がるだけでなく、経費抑制や安全性向上にもつながります。

現在

経費精算を紙(もしくは、Excelなどで作成し印刷)で行っているケースです。

課題

  • 上司が出張で不在だと承認ができず、その後の処理が滞る
  • 経費精算書(紙)を見ながら会計システムに入力しているため、ミスが発生する可能性がある
  • おつりがないように現金を揃えるのが大変
  • 事務所内で現金を扱うため、盗難、紛失の可能性がある

クラウドサービス活用後

経費精算はクラウドサービスで申請。

効果

クラウドサービスを活用した場合の効果を、定性的、定量的な視点で見ていきましょう。

定性的効果

  • 経費精算作成では、領収書を元にした入力補助、Suicaなどとの連携でサッと作成できる
  • パソコンとインターネットもしくはスマホがあれば承認できるので、処理がスムーズ
  • 会計システムへの登録はワンクリックで楽々。
  • 清算金は社員の口座へ振り込み。オンラインで依頼できる
  • 事務所内で現金を扱わないので盗難、紛失の可能性がない
  • 電子帳簿保存法を申請すると領収書を保管する必要がない(経理担当が原本とのチェック後に破棄可能)

定量的効果

50名の社員がいる場合を例に月あたりの費用対効果を算出します。

費用

クラウドサービス利用料

500円 × 50名 = 25,000円

※利用するクラウドサービスで料金は多少変動します

効果

経費精算書作成時間の抑制(15分→7分)

8分 × 50名 × 20日 × 2,000千円 = 266,666円

会計システムへの登録、現金の準備、受渡

1名 × 2時間 × 20日 × 2,000千円 = 80,000円

※社員の時間あたりの単価を2,000円で算出しています

合計

 効果 266,666円 + 80,000円 = 346,666円

−コスト 25,000円


効果 321,666円

年間での効果 3,859,992円

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