デジタルトランスフォーメーション

政府、省庁がDX(デジタルトランスフォーメーション)を呼びかけています。

デジタルトランスフォーメーションと聞いて、何をすればいいか浮かぶでしょうか?トランスフォーメーションすると何がいいのでしょうか?

例えば、勤怠管理をデジタルトランスフォーメーションしてみます。

まずは、以下のように勤怠の情報をデジタル化します。

  1. 勤怠管理ソフトウェアを導入します。クラウドで利用できてPCやスマホなどで打刻できるものを選びます。

  2. 社員は出社するとき、退社するときにPCやスマホで打刻します。

  3. 給与担当者(総務の方が多いでしょうか?)は月初になったら勤怠を締めます(多くはワンクリックです)。

これだけで勤怠の情報はデジタル化できます。社員の方がこれまでタイムカードで打刻していたのを、PC、スマホで打刻するだけですので、手間も変わりません。

これでデジタルトランスフォーメーションの半分は達成できました。

ここからがデジタルトランスフォーメーションの醍醐味です。

勤怠のデジタル情報を、給与ソフトウェアに渡します。渡すだけで給与計算を実行することができます。タイムカードの時はどうだったでしょう?

  • 社員はExcel(紙)に勤務情報を入力して印刷した紙を給与担当に渡します。
  • 給与担当は紙を見ながら給与ソフトウェアに勤務情報を入力します。

この業務では、人が手作業で勤務情報をデジタル化しています。しかも2回もです。人はミスをします。2回も手作業でデジタル化していますので、ミスも倍です。

勤務情報をデジタル化することで、入力などの手作業を抑制できます。さらにミスも抑制できます。つまりこれだけで業務が効率化できると言うことになります。

さらに、貯まった勤務情報を活用します。勤怠ソフトウェア、もしくはExcelを使って残業時間を部門、人あるいは時系列に集計してみます。すると以下のような事が分かります。

  • 残業が多い人はいないか?
  • 残業が多い部門はどこか?
  • 生産性向上に取り組んでいるがその効果はどうか?
  • 36協定への遵守状況はどうか?

状況が見えると、改善するポイントが見えてきます。状況を継続してみることで、改善の度合いが分かります。

このようにデジタルトランスフォーメーションは、アナログな情報をデジタル化するところから始めます。そして、デジタル化された情報を活用することで、業務効率化や可視化による改善につなげます。

デジタルトランスフォーメーションとは、IT(ソフトウェア)を使ってデータを活用できる状態にすることと言えるのではないでしょうか?

デジタルトランスフォーメーションが意味するものは幅広いのですが、今回の例のように身近で簡単に取り組めるものも多くあります。

まずは、取り組んでみましょう。