今やるべきことに集中するには?

働き方改革に取り組まれている企業は多いと思います。如何に業務の生産性を上げるかが大切です。

具体的には、どのように取り組めばいいのでしょうか?みなさんはどのようにされていますか?

仕事には、「重要性」と「緊急性」があります。

言い換えると、その仕事は会社、自分にとってどれだけ大切なのかが「重要性」、どれだけ急ぐのかが「緊急性」です。

業務の生産性を上げるには、この2つを意識すると改善します。

これは、縦軸に重要性、横軸に緊急性をプロットしたものです。

重要性も緊急性も高い仕事①は、早く片付ける必要があります。これは分かりやすいのでできている方も多くいらっしゃいます。

緊急性は高いが重要性は低い仕事③と、緊急性は低いが重要性が高い仕事②は難しいところですが、②を放っておくと仕事が改善されません。改善されないと生産性は上がらないと言うことになります。

一日または一週間の時間の配分を決めます。①→②→③の順に時間配分を決めます。仕事の量にもよりますが2:5:3くらいの配分にできるとベストです。②の仕事にうまく取り組めると①の作業は減少します。

ですので、②の仕事、緊急性は低いが重要な仕事を意識して取り組む事で業務生産性は改善されます。

④の緊急性も重要性も低い仕事は、「その仕事は必要なのか?」と言うことを考えて見ましょう。

業務生産性向上を妨げる最も大きな要因は割り込みです。

人に仕事をお願いするときに、上の図で①でないものは割り込まずに、チャットやメールでお願いするなどの配慮をしましょう。

ITサービス、デジタルサービスを導入するに当たり、どこから始めるかを考えるときもこのマトリックスは大切です。

まずは①をやり、次に②を、さらにやるのであれば③をという風に進めて行くと効果的です。