情報をデジタル化する方法について

業務でIT化、デジタル化する第一歩は、情報をデジタル化することです。

アナログな情報をデジタル化するための方法をお伝えします。

  • 手入力する
  • OCRを活用する
  • RPAを活用する

手入力する

文字通り、人が手入力でシステムに登録する方法です。

どういう情報をデジタル化するのかによって、その内容は変わりますが、ここではこういうことが大切になります。

  • デジタル化するデータを区分けする
  • 人が入力しやすいようにユーザインターフェースを工夫する
  • 文章については、極力なくすか、音声入力を活用する

OCRを活用する

紙の情報をデジタル化する方法です。

紙をスキャナで読み込み、OCRと言う技術を使って、デジタル化します。最近は、AI-OCRというサービスが出てきており、AIが文字の判別を行い、より精度高くデジタル化できるようなりました。

ポイントは、精度は向上したとは言え、100%ではありません。人が間違いを訂正できるようにしておくことが重要です。

RPAを活用する

今、日本では、このRPAと言う技術が脚光を浴びています。

これは、人がパソコンを使っている業務を自動化するというものです。定型化された業務であれば、自動化することができます。

例えば、以下のようなことに活用できます。

  • 売上情報を会計システムに登録する
  • 発注情報を複数の発注先のシステムに登録する
  • お客様からの製品に関する問い合わせをリード情報として登録する

ポイントは、「対象業務を一度整理し直す(やることとやらないことの洗い出し、フローなど)」、「人の判断を入れるタイミングを明確にしておく」ことが重要です。

費用対効果を見て、どれを選択するのかを決めることになります。

この分野の技術は、すごいスピードで進化しています。きっと3年後には、さらに役に立つ技術に進化していると思います。