活用・定着化のポイント

ITサービス、デジタルサービスを導入したものの、活用が進まない、定着しないと感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか?

活用・定着化するためのポイントを3つご紹介します。

使い手と作り手の距離を縮める

標準機能のままだと自社の業務に合わないため、カスタマイズするケースがあります。企業の独自性が出る業務(例えば営業)については、そう言うケースが多いように思います。

通常、作り手(カスタマイズする担当)が、使い手(使う担当)にヒアリングし仕様を決め、カスタマイズを行います。中には、カスタマイズをベンダーにお願いするケースもあります。

ここで大切なのは、使い手と作り手の距離をどう縮めるかです。

経験上、動くものを見ないとそれがいいのか悪いのか判断しにくい傾向にあります。

例えば、3色ボールペンを買うのに、タイトルだけ見て買いませんよね?お店に行って見たり、Amazonでは商品の写真、説明、レビューをじっくり見てポチりませんか?

それと同じで、言葉、文章だけでは判断できないわけです。実際に動く物を見て触って初めて、これはこうした方がいいなと気づくのです。

作って見て触って評価してというループを高速に何度も回しながら作りあげていくことで、「これだよ!」という物に仕上がっていきます。

そして、一緒に作りあげた物は、それぞれの「想い」がこもっているので愛着も湧きます。これが、使おうという原動力になります。

フィードバックループを考える

使い手にとってメリットは何かを考えましょう。これがないと、トップダウンの強制しかありません。強制からは何も生まれません。

例えば、日報を登録するケースを考えてみます。なんのために登録するのでしょうか?登録した結果、その人にはどういうメリットが生まれるのでしょうか?

上司や同僚から、よいフィードバックを得られるような仕組みにしておくと、その人にとって価値ある作業になります。

商談案件を登録するケースでは、登録しておくことで、これまで、今、これからの状況がぱっと見える、上司から商談案件を次のステップに進めるためのアドバイスをもらえる・・・こういったフィードバックがあると、登録した人にメリットが生まれます。

「見える化」する

ゴール、それを達成するために必要なこと(先行指標と言います)は、定量化しておきましょう。

例えば、売上を120%するというゴールを設定するとします。過去の情報から、それを達成するために必要な先行指標を決めていきます。受注率、案件滞留期間、案件化率、訪問数と、ブレークダウンして決めていきます。

過去のデータがない場合は、1年はデータ収集のために使い、1年後に決めるという決め方をしてもいいです(えいや!で決めるより結果はいいです)

次に、ゴール、先行指標とした目標は、いつでもどこでも、見えるようにしておきます。

登録されたデータを月一の会議のためにExcelで集計してご覧になると方もいらっしゃいますが、一度、見えるように仕組み化しておくと、効率と精度が向上します。