業務生産性を上げる方法

最近、働き方改革という言葉を聞かない日がありません。

企業としては、利益を上げつつ、働き方を改革=一人あたりの労働時間を抑制すると言うことになりますので、苦労されているところも少なくないのではないでしょうか?

一人あたりの労働時間を抑制する方法はいろいろとありますが、一人一人の生産性を上げる方法をご紹介します。

人が一番生産性高く業務をこなすには、集中することが一番です。1時間を1サイクルにして、50分間、集中して業務をこなして、10分間、休憩すると言うことを繰り返すと、効率がいいそうです。

この50分間、集中して業務をこなす環境は構築できているでしょうか?

もし、社内の連絡が、電話、メール中心であれば、50分間集中することは難しいように思います。

では、どうするかと言うことですが。

「社内連絡では電話、メールを辞めて、チャットに変える」

まず電話の場合です。

  • 相手の時間を突然奪う
  • 人は途切れた集中力を戻すのに15分かかると言われている
  • オフィスで電話が鳴ると、その音が聞こえる人の時間も奪う

オフィスに10人いるとします。1時間に2本の電話がかかってくるとします。1本あたりの会話は5分だとします。

これで、ロスする時間は、以下の通りです。

(2本 × 10人 ×15分 × 8時間(1日の勤務時間)) + (5分 × 2本 × 8時間)

なんと、1日で約42時間のロスが発生していることになります。

一ヶ月だと約827時間、つまり5人分のロスが発生していることになります。

次にメール場合です。

要件だけ伝えればいいのですが、メールだと「お疲れ様です」から始まり、「よろしくお願いします」で終わることが多くありませんか?さらに文章もできるだけ丁寧に書こうとしませんか?

ちょっとしたことを聞くだけでも、3分くらいは必要ではないでしょうか?返事をしてくれる相手もいますので、合わせると1件当たり6分くらいは必要だということになります。

これを、チャットに変えましょう。

まず、相手の時間を突然奪うようなことにはなりません。周りの人達の時間を奪うこともありません。要件だけ伝えるので、数秒から30秒くらいで終わります。

最近では、安価でいいチャットツールが使えるようになりました。スマートホンでも簡単に使えるので、外出先でも簡単にやりとりできます。

  • Microsoft Teams(Office365利用なら無料)
  • LINE WORKS(無料枠あり)
  • Chatwork(無料枠あり)
  • Slack(無料枠あり)

コミュニケーションの手段を変えるのは容易ではありません。

コミュニケーション革命が必要です。

経営者の方の号令が必要です。

「今日から、社内連絡は電話、メール禁止。全てチャットに」

これだけで、生産性は上がり、一人当たりの労働時間は抑制できます。