デジタルサービス活用のススメ

少し前まで、ITの時代、ICTの時代だと言われていました。

今は、デジタルの時代だと言われ、デジタルトランスフォーメーション(DX)と言う言葉も使われるようになりました。

簡単に言うとIT、ICTは道具、ツールを表すのに対し、IT、ICTとそれによって生み出されるデータを含めてデジタルと呼ばれています。

IT、ICTを活用し、アナログなデータをデジタル化することによって得られるメリットはなんでしょうか?以下のようなメリットがあります。

人と人の情報伝達、共有のスピードが飛躍的に向上する

職場における人と人の情報伝達は、紙で回覧、メールで配信、チャットツールで繋がるという方法が考えられます。それぞれのメリット、デメリットを見てみます。

タイプメリットデメリット
紙で回覧手軽にできる情報伝達に人数分の時間が必要
不在の人がいると止まる
後から探すのが大変
意見、疑問がある場合1:1
メールで配信一斉に配信できる
PCの他スマホでも使える
意見、質問がある場合1:nとなるが、混乱する(n:nのやりとりになることが多い)
宛先を間違えると情報漏洩に繋がる
後から参加したメンバーには過去のものは伝わらない
内容がフォーマルになり手間がかかる
チャットツールで繋がる一斉に配信できる
宛先を間違えることがない
PCやスマホでも使える
後から参加したメンバーにも過去が伝わる
全員のやりとりが会話単位で時系列に並ぶため見やすい
用件だけで済み楽ちん
複数のツールを使うとそれぞれをチェックする必要がある

情報伝達は、コミュニケーションの基本ですので、効率的に行うと生産性もグンと上がります。

生産性の観点で、紙の回覧が10だとした場合、メールだと8、チャットツールだと2くらいの差があります。

つまり、紙の回覧をやめ、チャットツールを使うことで、コミュニケーションの生産性は5倍になると言うことになります。

現状の把握が飛躍的に効率化される

現時点の売上の目標とその達成状況、今後の見通しを把握するというケースで考えて見ます。多くの企業で行われていることかと思います。

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beforeでは売上レポートを入手するのに多くの手順があり、非常に時間がかかります。さらにこんなことが起きる可能性もあります。

  • 情報の元の精度が低く、売上レポートの精度が低い
  • 属人性があり、できる人がいないとレポートが作成できない
  • 人手による作業であり、ミスが発生する
  • 毎日、毎週、現状を確認するのは難しい

一方、デジタル化したafterではどうでしょう?数クリックで売上レポートを見ることができます。さらにこんなメリットがあります。

  • いつでもどこでも確認することができる
  • ミスがなく、精度が高い
  • 社内で統一された考え方で状況を把握できる
  • 報告ラインが統一され、データを登録するメリットを享受できる
  • データに必要な属性が統一され、データの精度が向上する

いかがでしょう?

デジタル化することで、情報伝達、共有のスピードが飛躍的に向上し、現状の把握もいつでもどこでもできるようになります。

デジタル化に取り組んで、このメリットを享受してみませんか?