売上と経費、利益を分かりやすく表現する

会社にとって、売上と経費と利益はとても大切な情報です。できるだけ手間は掛けずに、いつでも確認できるようにしたいものです。

では、何を管理すればいいのでしょう?

一つは、利益です。売上から経費を引いたものが利益になるわけですが、効果的に管理するためには、以下の要素を考慮しておく必要があります。

  • 確定した売上
  • これからの売上見通し
  • 経費の実績
  • これからの経費見通し
  • 上記4つを加味した利益

さらには、利益からキャッシュの状況が分かるとなおいいです。起業間もない会社は、キャッシュがなくなる前に軌道に乗る必要があります。特にこういう管理は必要ではないでしょうか?

これを、MotionBoardを使って管理する方法を紹介します。前提は以下の通りです。

  • 確定した売上とこれからの見通しは、Salesforceの商談情報、売上予測のデータを使う。
  • 経費の実績は、Freeeのデータを使う。
  • 経費見通しは、経費予算データを使う。

これらのデータを使って、このようなグラフを作ると、今とこれからがよく分かります。

データソースの考え方

扱うデータが3種類あります。3種類のデータを1つのグラフに表示しますので、データソースは1つである必要があります。

MotionBoardは、データソースの中に8個のデータソース(DS)を持つことができます。さらに、項目名と型が同じ項目でDSを結合するという特性があります。

まず、月別利益見通しというデータソースを作ります。DS1に経費の実績を設定します。DS2には経費予算、DS3には売上を設定します。年度でフィルタして、月別に表示したいので、それぞれのDSに年度と月という日付グループ項目を作成します。

これで、年度と月で3つのDSが結合されます(これ以外で同じ項目名、型の項目があれば、項目名を変えてください)

経費の実績と予算の合成

売上は月ごとに集計すれば実現できます。

経費は過去は実績、未来は予算を扱うようにしますので、工夫が必要です。

経費の実績は日付が現在月より前のデータを抽出するようにします。経費の予算は、現在月以降のデータを抽出するようにします。

MotionBoardには、検索条件をどのDSに対して有効にするかという機能があります。この機能を活用します。

経費の実績には「計上日が先月末日以下」と言う検索条件を作成し、DS1に対してのみ有効にします。

経費の予算には、「年月が今月初日以降」と言う検索条件を作成し、DS2に対してのみ有効にします。

経費の実績と予算を集計項目に設定し、これを合成するための事後集計項目を作成します。Self([実績])+Self([予算])とすれば合成されて、過去月は実績、未来月は予算が表示されるようになります。

累計データの作成

売上、経費ともに累計データを使います。単月のデータだと、月ごとの状況は見れますが、全体の状況が見えないため、累計データにします。

累計データの作成には、事後計算項目を使います。よく使うSelf([売上])はその月の売上を示します。累計するには、Selfの代わりにCategoryCumulativeTotalを使います。こうすると前月までの合計に今月の値を足してくれます。

これを売上、経費に設定して、集計項目に追加します。

利益の算出

売上の経費の累計データはできていますので、利益は簡単です。自己計算項目で、Self([売上])-Self([経費])と設定します。

不要な集計項目は非表示にする

計算に使用した項目、計算の過程で作成した項目は非表示にします(表示フラグをOFFにします)

折れ線縦棒コンボグラフを配置する

行項目に、月を追加して、折れ線縦棒コンボを配置します。

利益の棒グラフを折れ線に変えると、目指していたグラフを表示することができます。

利益にアラートを設定しておくと、しきい値を下回った時に、グラフ上でアラート表示することができます。

複数のデータを結合する方法、それぞれのデータに対して個別に検索条件を設定する方法をマスタすると、作成できるボードに広がりが出ます。